Wie kriegt man seine Mailflut in den Griff, so dass man nichts wichtiges vergisst, aber auch wichtiges von unwichtigem Trennen kann?
Unter http://www.toolblog.de/archives/905 gibts eine ganze Ladung Anleitungen, aber sie gehen davon aus, dass man alles in Outlook macht, inklusive die Tasks.
Da ich aber für Tasks Nimbus-Todo/Jira/Chandler verwende, benutze ich in Outlook nur ein GTD angelehntes abgespecktes Prinzip in Outlook. Ich habe die Ordner:
- @1 NEXT
- @2 SPÄTER
- @3 WARTEN AUF
- @4 Vielleicht_Irgendwann
- @5 Referenzmaterial
Das @ und die Nummern dienen der Sortierung, damits ganz oben kommt.
Hier ein Screenshot:
Vorgehen:
Beim Durcharbeiten des Posteingangs gucke ich jedes Mail an und entscheide OB und WANN etwas zu erledigen ist. Nach dem Durcharbeiten sollte das Postfach leer sein.
Keine Aktion nötig:
Wenn das Mail nur Informationsmässig ist, lege ich es in meine Struktur unter @Referenzmaterial ab, wenn es sich nicht lohnt es aufzubewahren -> löschen.
Der Ordner @Vielleicht_Irgendwann ist für Sachen wo ich nicht sicher bin ob ich es Überhaupt machen will.
Aktion nötig:
Wenn ein Mail sofort beantwortet werden kann, und ich weniger als 2 Minuten dazu brauche, mache ich es sofort.
Wenn es länger dauern sollte verschiebe ich es in @NEXT oder @SPÄTER, je nach Wichtigkeit.
Jeden Morgen wird @NEXT und @SPÄTER einmal komplett durchgeguckt um zu gucken ob sich die Prioritäten geändert haben: entsprechend in den anderen Ordner schmeissen.
Danach während dem Tag den @NEXT Ordner abarbeiten.
Wenn ich beim Abarbeiten etwas delegieren oder per Mail nachfragen will, leite ich das Mail an die Person weiter. Den Ordner „Gesendete Objekte“ habe ich als Favorit angelegt, klicke drauf, nehme das oberste Mail was ich gerade verschickt habe und verschiebe dieses in den Ordner @WARTEN AUF. Der Ordner wird ca. Wöchentlich mal durchgeguckt. So verliere ich delegierte Aufgaben nicht aus den Augen.
